1. Chứng từ kế toán là gì?

1.1 Chứng từ kế toán là gì?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 3 của Luật Kế toán năm 2015, Chứng từ Kế toán được định là các giấy tờ và vật liệu mang thông tin phản ánh về các giao dịch kinh tế tài chính đã xảy ra và đã được hoàn tất, đóng vai trò là cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán.

Quy trình lập Chứng từ Kế toán phải tuân thủ theo thứ tự, các thủ tục và hình thức được quy định bởi pháp luật. Theo Điều 16 của Luật Kế toán năm 2015, mỗi Chứng từ Kế toán phải chứa đựng đầy đủ các thông tin

1.2 Điều kiện để chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán – Chứng từ kế toán là gì?

Để chứng từ điện tử được công nhận là chứng từ kế toán, cần tuân theo các điều kiện sau:

• Chứng từ điện tử phải bao gồm các nội dung được quy định tại mục (1).

• Cần được biểu diễn dưới dạng dữ liệu điện tử và mã hóa mà không thay đổi trong quá trình truyền qua các kênh mạng máy tính, mạng viễn thông,…

• Tính bảo mật và an toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ phải được đảm bảo; chứng từ điện tử phải được quản lý và kiểm soát tránh hình thức lợi dụng, xâm nhập, sao chép, đánh cắp, hoặc sử dụng không đúng quy định.

Chứng từ điện tử được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản mà nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận, nhưng cần có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng.

• Khi chứng từ bằng giấy được chuyển đổi thành chứng từ điện tử để thực hiện giao dịch, thanh toán hoặc ngược lại, thì chứng từ điện tử có giá trị để thực hiện nghiệp vụ.Và chứng từ bằng giấy chỉ có giá trị cho việc ghi sổ, theo dõi, và kiểm tra, nhưng không có giá trị trong quá trình giao dịch và thanh toán.

1.3 Các Mẫu Chứng Từ – Chứng từ kế toán là gì?

2. Các loại chứng từ kế toán hiện nay

2.1 Tiêu Chí Phân Loại Chứng Từ Kế Toán

Trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các loại chứng từ kế toán được phân loại dựa trên một số tiêu chí quan trọng như sau:

1. Phân loại theo công dụng:

• Chứng từ mệnh lệnh
• Chứng từ thực hiện: Gồm hóa đơn, phiếu chi, phiếu thu,…
• Chứng từ thủ tục kế toán
• Chứng từ liên hợp: Kết hợp giữa phiếu xuất kho và bảng kê, ví dụ như Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ,…

2. Phân loại theo địa điểm lập:

• Chứng từ bên trong
• Chứng từ bên ngoài

3. Phân loại theo mức độ khái quát:

• Chứng từ tổng hợp
• Chứng từ chi tiết, chứng từ ban đầu

4. Phân loại theo số lần ghi:

• Chứng từ ghi một lần
• Chứng từ ghi nhiều lần

5. Phân loại chứng từ theo nội dung nghiệp vụ kinh tế:

• Chứng từ lao động, tiền lương: Bao gồm bảng chấm công, bảng thanh toán lương,…
• Chứng từ tài sản cố định: Bao gồm biên bản đánh giá tài sản cố định,…
• Chứng từ về tiền
• Chứng từ thanh toán ngân sách: Ví dụ như bảng kê nộp tiền vào ngân sách nhà nước,…

6. Phân loại chứng từ theo tính cấp bách:

• Chứng từ bình thường
• Chứng từ báo động

7. Phân loại theo hình thức chứng từ:

• Chứng từ giấy
• Chứng từ điện tử

Sử dụng chứng từ điện tử đòi hỏi sự đảm bảo về tính bảo mật và an toàn dữ liệu thông tin để ngăn chặn các hình thức lợi dụng và sử dụng thông tin không đúng quy định. Trong khi đó, chứng từ bằng giấy, khi sử dụng để giao dịch và thanh toán, giữ giá trị hữu ích, trong khi chỉ có giá trị lưu trữ, kiểm tra, và đối chiếu khi sử dụng chứng từ điện tử.

2.2 Loại chứng từ nào là bắt buộc?

Các quy định bắt buộc cần tuân theo cho các loại chứng từ kế toán là như sau, dựa trên Điều 18, mục 1, Chương II của Luật Kế toán 2015:

1. Tất cả các giao dịch kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải được chứng từ kế toán. Mỗi chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho một giao dịch kinh tế cụ thể.
2. Chứng từ kế toán phải được lập một cách đầy đủ, kịp thời, rõ ràng và chính xác theo quy định trên mẫu. Nội dung về giao dịch kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa hoặc sửa chữa. Trong quá trình viết, cần sử dụng bút mực, số và chữ phải được ghi liên tục, không ngắt quãng, và chỗ trống phải được gạch chéo. Chứng từ mà bị tẩy xóa hoặc sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và sẽ không được ghi vào sổ kế toán. Trong trường hợp viết sai, chứng từ cần phải bị hủy bỏ bằng cách gạch chéo.
3. Chứng từ kế toán cần phải có đủ số liên. Nếu cần phải lập nhiều liên cho một giao dịch thìnội dung của các liên này phải giống nhau.

4. Người lập, người duyệt và những cá nhân khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về chứng từ kế toán.

3. Quản lý, sử dụng chứng từ

4. Tác dụng của chứng từ

Chúng là công cụ không thể thiếu trong quá trình hạch toán các giao dịch kinh tế tài chính của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán là bước quan trọng đầu tiên để ghi nhận sự xuất hiện của các giao dịch kinh tế tài chính, đồng thời cung cấp căn cứ để hạch toán vào sổ sách kế toán. Thông qua việc này, chứng từ kế toán chứng minh sự hợp pháp của các giao dịch được ghi vào sổ.

Chứng từ kế toán là công cụ mà doanh nghiệp sử dụng để truyền đạt công việc và trách nhiệm xuống từ cấp quản lý đến các bộ phận thực hiện. Chúng cũng là cơ sở để kiểm tra sự hoàn thành các nhiệm vụ hàng ngày trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng như là bằng chứng pháp lý trong trường hợp tranh chấp hoặc kiện tụng giữa doanh nghiệp và các đối tác, cũng như giữa doanh nghiệp và các cơ quan pháp luật.

Đối với Nhà nước, chứng từ kế toán là cơ sở để ghi nhận và kiểm tra việc thực hiện các nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Tóm lại, chứng từ kế toán mang ý nghĩa quan trọng trong quá trình kế toán. Hiểu rõ về chúng từ kế toán, cùng với việc nắm rõ các quy định pháp luật liên quan đến việc lập, kiểm tra và lưu trữ chúng, là nhiệm vụ cần thiết và bắt buộc đối với mọi chuyên viên kế toán. Do đó, việc liên tục cập nhật thông tin về chứng từ kế toán và làm chủ các quy định của pháp luật là quan trọng để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ trong công việc kế toán.